ภาพแสดงโครงสร้างของMicrosoft Excel

1.  แถบชื่อ (Title Bar) คือส่วนที่แสดงชื่อของโปรแกรมนั้นซึ่งคือMicrosoft Excel แสดงชื่อของแฟ้มหรือสมุดงานแทน
 

2.  แถบคำสั่ง (Menu Bar) คือแถวที่รวมคำสั่งที่ใช้ในการทำงานได้แก่  แฟ้ม (File)  แก้ไข(Edit)  มุมมอง (View)  แทรก (Insert)  รูปแบบ (Format)  เครื่องมือ (Tool)  ข้อมูล (Data)  หน้าต่าง(Window)   ตัวช่วย (Help)
 

3.  แถบเครื่องมือ(Tool Bar) เป็นแถบที่ใช้แสดงเครื่องมือสำหรับสั่งให้ Microsoft Excel ทำงานในเรื่องต่าง ๆ ได้แก่
 3.1  แถบเครื่องมือมาตรฐาน(Standard Tool Bar)

       3.2  แถบเครื่องมือจัดรูปแบบ (Formating Tool Bar)

      3.3  แถบเครื่องมือรูปวาด (Drawing Tool Bar)

 

4. แถบสูตร (Formular Bar) เป็นส่วนที่ใช้แสดงข้อมูลและสูตรต่าง ๆ ในเซลล์ที่เรากำลังทำงานอยู่ ใช้ป้อนข้อมูลและแก้ไขข้อมูล  จะแตกต่างจากโปรแกรม Microsoft Word ที่ไม่มี

 5.  แถบชีตงาน (Sheet Bar)  แสดงชื่อชีทงานที่ใช้งานอยู่

 6.  แถบสถานะ (Status Bar)  เป็นส่วนที่แสดงสถานะการทำงานของ Excel และแป้นพิมพ์

 7.  แถบเลื่อน (Scroll Bar) ใช้เลื่อนเอกสารไปซ้าย - ขวา หรือ เลื่อนขึ้น – ลง

   

 8.  ตัวชี้เซลล์ (Active Cell) หรือ (Cell Pointer) คือเซลล์ที่กำลังถูกใช้งานในขณะนั้น  เซลล์ที่เป็นแอกทีฟเซลล์จะมีเส้นกรอบแบบสีดำล้อมรอบอยู่

 9.  สมุดงาน (Work Book)คือ ไฟล์ที่สร้างจากExcel ซึ่งประกอบ Work sheet หลายแผ่นมารวมกัน
 10.  แผ่นงาน (Work Sheet) หมายถึงพื้นที่ส่วนที่ใช้เป็นกระดาษคำนวณมีลักษณะเป็นตาราง เราสามารถป้อนข้อมูลและสูตรคำนวณต่าง ๆ ลงไปในเซลล์ นอกจากข้อมูลในเซลล์แล้วยังสามารถวางวัตถุ เช่น รูปภาพหรือชาร์ต (Chart) ลงบนแผ่นงานได้อีกด้วย

มีวิธีการการสร้างเอกสารใหม่ สามารถทำได้ 3 วิธีด้วยกัน
1.  สร้างสมุดทำการใหม่จากเมน   
1.1  นำเมาส์คลิกที่เมนูแฟ้ม (File)
1.2  คลิกเลือก สร้าง (New)  

2.  สร้างสมุดทำการโดยคลิกที่
3.  สร้างสมุดทำการโดยกดปุ่ม Ctrl พร้อมกับปุ่ม N  ที่คีย์บอร์ด

สรุปการสร้างเอกสารใหม

การจัดรูปแบบแถวและคอลัมน์

การเปลี่ยนแปลงความกว้างของคอลัมน์

เลือกคอลัมน์ที่ต้องการเปลี่ยนแปลงความกว้าง แล้วทำตามขั้นตอนดังรูป

 

วิธีลัด ใช้เมาส์ลากที่ขอบด้านขวาของชื่อคอลัมน์ออกไปจนได้ขนาดที่ต้องการ การเปลี่ยนแปลงความสูงของคอลัมน 

เลือกคอลัมน์ที่ต้องการเปลี่ยนแปลงความสูงแล้วทำตามขั้นตอนดังรูป

 

วิธีลัด ใช้เมาส์ลากที่ขอบด้านล่างของชื่อแถวออกไปจนได้ขนาดที่ต้องการ

บางครั้งที่เราเจอปัญหา ช่องเซลล์ เล็กไปจนมองไม่เห็นตัวเลข หรือใหญ่ไปเปลืองพื้นที่

    มีขั้นตอนดังนี้

1. เลือกเซลล์ทั้งหมด ที่มุมซ้ายบนสุด

2. พอทุกเซลล์ เป็นแถบสีหมดแล้ว

3. ก็เลื่อน พอยเตอร์ ไปตรงเส้นระหว่าง ช่องเซลล์

4. ดับเบิ้ลคลิ๊ก แล้วจะได้ช่องเซลล์ที่จัดได้พอดีกับข้อความ

การแทรกเซลล์ คอลัมน์ แถว /ลบเซลล์ คอลัมน์ แถว และแผ่นงาน การตรึงแนว

การแทรกเซลล์ คอลัมน์ แถว และแผ่นงาน

      1.  การแทรกเซลล์

            การแทรกเซลล์  จะเป็นการเพิ่มเซลล์ใหม่เข้ามาแทนตำแหน่งของเซลล์ในตำแหน่งที่   เคอร์เซอร์อยู่เพื่อทำการแทรก โดยเซลล์ที่เคอร์เซอร์อยู่จะขยับไปทางด้านล่างหรือทางขวาของเซลล์ใหม่ที่แทรกเข้ามา

1.1      คลิกเลือกเซลล์ที่ต้องการแทรกจะปรากฏแถบเส้นกรอบล้อมรอบเซลล์

1.2      นำเมาส์คลิกเลือกคำสั่งแทรกจะปรากฏแถบเมนูย่อย

1.3       คลิกเลือกเมนูย่อยเซลล์ จะปรากฏเมนูการแทรกให้เลือก

     2.  การแทรกแถว

การแทรกแถว จะเป็นการเพิ่มแถวใหม่เข้ามาแทนที่หมายเลขที่ทำการแทรก โดยแถวที่เลือกจะขยับไปทางด้านล่างของแถวใหม่ที่แทรกเข้ามา

2.1  คลิกที่แถวที่ต้องการแทรก
2.2.  คลิกที่คำสั่งแทรก (Insert) > แถว (Row)

ภาพแสดงตัวอย่างการเลือกแถวเพื่อแทรกใหม่

ภาพแสดงตัวอย่างที่ได้จากการแทรกแถวใหม่

     3.  การแทรกคอลัมน์

การแทรกคอลัมน์  จะเป็นการเพิ่มคอลัมน์ใหม่เข้ามาแทนที่คอลัมน์ที่ทำการแทรก โดยคอลัมน์ที่เลือกจะขยับไปทางขวาของคอลัมน์ใหม่ที่แทรกเข้ามา

3.1  คลิกที่แถวที่ต้องการแทรก
 3.2  คลิกที่คำสั่งแทรก (Insert)  > คอลัมน์ (Column)

ภาพแสดงตัวอย่างการเลือกคอลัมน์เพื่อแทรกใหม่

ภาพแสดงตัวอย่างที่ได้จากการแทรกคอลัมน์ใหม่